Privatlivs- og cookiepolitik

Hos AnotherWaiter I/S tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt.

Denne privatlivs- og cookiepolitik beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, kontakter os, booker et møde eller bruger AnotherWaiter-platformen.

1. Dataansvarlig

AnotherWaiter I/S er dataansvarlig for de behandlinger, der er beskrevet i denne politik, når vi selv bestemmer formålet med og midlerne til behandlingen.

AnotherWaiter I/S
CVR: 43672762
Langerhusevej 5A
7673 Harboøre
Danmark

E-mail: info@anotherwaiter.com
Telefon: 40 30 10 10

Når AnotherWaiter behandler oplysninger på vegne af en restaurant eller anden virksomhed, kan virksomheden være dataansvarlig, mens AnotherWaiter fungerer som databehandler. Denne behandling reguleres særskilt af vores aftale og relevante databehandleraftale med virksomheden.

2. Når du besøger vores hjemmeside

Når du besøger AnotherWaiters hjemmeside, kan vi behandle tekniske oplysninger om dit besøg, herunder eksempelvis:

• IP-adresse
• Browser og enhedstype
• Operativsystem
• Besøgte sider
• Tidspunkt og varighed af besøg
• Henvisende side eller kampagne
• Interaktioner med hjemmesiden

Vi anvender disse oplysninger til at drive og sikre hjemmesiden samt, når du har givet samtykke, til statistik, analyse og måling af vores markedsføring.

Vi anvender blandt andet Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads Conversion Tracking og Microsoft Clarity.

Ikke-nødvendige cookies og tilsvarende teknologier aktiveres først, når du har givet samtykke via vores cookieindstillinger.

3. Når du kontakter os

Når du sender en kontaktformular, kan vi behandle:

• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Virksomhedsnavn
• Din besked eller kommentar

Oplysningerne bruges til at behandle og besvare din henvendelse.

Vi bruger ikke oplysninger fra almindelige henvendelser til nyhedsbreve eller anden direkte markedsføring, medmindre der foreligger et særskilt grundlag herfor.

Oplysninger fra henvendelser opbevares som udgangspunkt i op til 6 måneder efter sidste relevante kontakt, medmindre der opstår et kundeforhold, eller oplysningerne skal opbevares længere af juridiske eller dokumentationsmæssige årsager.

4. Når du aftaler et besøg eller møde

Når du booker et møde eller aftaler et besøg med AnotherWaiter, kan vi behandle:

• Ønsket måned
• Dato
• Tidspunkt
• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Virksomhedsnavn
• Kommentar eller besked

Vi bruger oplysningerne til at planlægge mødet, kontakte dig og følge op på din henvendelse.

Oplysningerne opbevares som udgangspunkt i op til 6 måneder efter sidste relevante kontakt, medmindre henvendelsen fører til et kundeforhold, eller vi har et andet lovligt grundlag for længere opbevaring.

5. Brugere af AnotherWaiter-platformen

Når du har en brugerkonto på AnotherWaiter, kan vi afhængigt af din brug og de oplysninger, du eller din virksomhed angiver, behandle:

• Brugernavn
• Fulde navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Adresse
• By
• Postnummer
• Land
• Sprogindstillinger
• Brugerindstillinger, herunder visningstema
• Rolle og adgangsrettigheder
• Dokumenter og filer knyttet til medarbejderprofilen
• Login- og sikkerhedsoplysninger
• Aktivitets- og systemlogs

Adgangskoder og PIN-koder opbevares ikke i læsbar form, men beskyttes ved relevante kryptografiske sikkerhedsforanstaltninger.

Oplysningerne bruges blandt andet til at administrere brugerkonti, adgangsrettigheder, sikkerhed og funktionaliteten i AnotherWaiter.

6. Aktivitetslogs og sikkerhed

AnotherWaiter logger udvalgte handlinger, hvor det er nødvendigt for drift, sikkerhed, dokumentation og restaurantens kontrol med kassesystemet.

Det kan eksempelvis være:

• Åbning af kasse
• Kasseoptælling
• Betalinger
• Refunderinger
• Rabatter
• Andre relevante handlinger i kassesystemet

Logningen gør det blandt andet muligt at dokumentere, hvilken bruger der har foretaget en bestemt handling, og hvornår den er foretaget.

7. Reservationer og oplysninger om restaurantens gæster

Når en restaurant bruger AnotherWaiters reservationssystem, kan platformen behandle oplysninger om restaurantens gæster, herunder:

• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Dato og tidspunkt for reservation
• Antal gæster
• Kommentarer
• Reservationstags
• Reservationsstatus, herunder om reservationen er godkendt eller gæsten er ankommet

I disse situationer vil restauranten som udgangspunkt være dataansvarlig for gæstens oplysninger, mens AnotherWaiter behandler oplysningerne på restaurantens vegne som databehandler.

Kommentarer og reservationstags kan efter deres indhold indeholde følsomme oplysninger, eksempelvis oplysninger om allergier, handicap eller andre helbredsforhold. Restauranten er ansvarlig for, at sådanne oplysninger kun registreres, når der er et gyldigt behandlingsgrundlag, og at der ikke registreres flere oplysninger end nødvendigt.

8. Tilkald tjener og digitalt menukort

Ved brug af funktionen Tilkald tjener registrerer AnotherWaiter oplysninger om selve tilkaldet, eksempelvis hvilket bord tilkaldet kommer fra, tidspunktet for tilkaldet og tidspunktet for håndteringen.

Formålet er at levere funktionen, synkronisere tilkald mellem relevante enheder og give restauranten overblik over eksempelvis ventetid og gennemførte tilkald.

Det digitale menukort kræver som udgangspunkt ikke, at gæsten afgiver navn, e-mailadresse eller andre direkte kontaktoplysninger.

9. Betaling

Betalinger behandles via Stripe.

AnotherWaiter opbevarer ikke selv gæstens fulde betalingskortoplysninger. Kort- og betalingsoplysninger, som er nødvendige for at gennemføre betalingen, behandles af betalingsudbyderen i overensstemmelse med dennes egne sikkerheds- og databeskyttelsesvilkår.

AnotherWaiter kan behandle oplysninger om selve transaktionen, eksempelvis beløb, tidspunkt, betalingsstatus, reference og oplysninger, der er nødvendige for bogføring, support og dokumentation.

10. Formål og behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for blandt andet:

• At besvare henvendelser og aftale møder
• At levere AnotherWaiter og vores aftalte tjenester
• At administrere brugerkonti og adgangsrettigheder
• At sikre platformen og forebygge misbrug
• At dokumentere relevante handlinger og transaktioner
• At overholde regnskabsmæssige og øvrige juridiske forpligtelser
• At analysere brugen af vores hjemmeside
• At måle effekten af vores markedsføring

Afhængigt af behandlingen baserer vi behandlingen på opfyldelse af en aftale eller foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale, vores legitime interesser, retlige forpligtelser eller dit samtykke.

Når vi anvender ikke-nødvendige cookies eller tilsvarende teknologier til statistik og markedsføring, sker dette på baggrund af dit samtykke.

11. Cookies og lignende teknologier

AnotherWaiter anvender cookies og lignende teknologier på hjemmesiden.

Cookies er små datafiler eller tilsvarende teknologier, der blandt andet kan bruges til at få hjemmesiden til at fungere, huske indstillinger og – med dit samtykke – analysere brugen af hjemmesiden og måle markedsføring.

Vi opdeler cookies i følgende kategorier:

Nødvendige cookies

Disse cookies er nødvendige for hjemmesidens grundlæggende funktionalitet, sikkerhed og dine cookieindstillinger.

De kræver som udgangspunkt ikke samtykke.

Statistikcookies

Med dit samtykke anvender vi statistik- og analyseteknologier til at forstå, hvordan hjemmesiden bliver brugt, og hvordan vi kan forbedre den.

Vi anvender blandt andet Google Analytics 4 og Microsoft Clarity.

Marketingcookies

Med dit samtykke kan vi anvende cookies og tilsvarende teknologier til at måle effekten af vores annoncering og forstå, om besøgende eksempelvis kommer til AnotherWaiter via en annonce.

Vi anvender blandt andet Google Ads Conversion Tracking.

Administration af cookies

Vi anvender Silktide Consent Manager til håndtering af cookie-samtykke.

Ikke-nødvendige cookies aktiveres først, når du har givet dit samtykke.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke ved at klikke på cookieikonet i venstre side af hjemmesiden.

Den aktuelle liste over cookies, leverandører, formål og opbevaringsperioder fremgår af cookieindstillingerne på hjemmesiden.

12. Modtagere og leverandører

For at drive AnotherWaiter anvender vi eksterne leverandører, som i nødvendigt omfang kan behandle personoplysninger.

Det omfatter blandt andet:

• Hetzner – hosting og infrastruktur
• Brevo – e-maillevering
• Stripe – betalingsbehandling
• Google – analyse, tag management og annonceringsmåling
• Microsoft – analyse via Microsoft Clarity
• Silktide – håndtering af cookie-samtykke

Vi anvender desuden tekniske komponenter og tjenester på vores hjemmeside, herunder WordPress, Elementor, reCAPTCHA, SmartCrawl, WP Mail SMTP og JetEngine/Crocoblock.

Vi videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende og sælger ikke personoplysninger.

13. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle af vores leverandører er internationale virksomheder, og behandling af personoplysninger kan derfor i visse tilfælde indebære overførsel til eller adgang fra lande uden for EU/EØS.

Hvor dette sker, sørger vi for, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne, eksempelvis en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, hvor disse er relevante.

14. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt for det formål, de blev indsamlet til.

Som udgangspunkt gælder:

• Henvendelser og mødebookinger opbevares i op til 6 måneder efter sidste relevante kontakt, medmindre der etableres et kundeforhold.
• Kontooplysninger opbevares, mens kontoen og det relevante kundeforhold består, og slettes eller anonymiseres herefter, når oplysningerne ikke længere er nødvendige.
• Reservationsdata opbevares efter restaurantens instruktioner og gældende aftaler om databehandling.
• POS-, betalings-, faktura- og regnskabsoplysninger opbevares i det omfang og den periode, som følger af gældende lovgivning eller er nødvendig for dokumentation af transaktioner.
• Aktivitetslogs og sikkerhedsdata opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til sikkerhed, dokumentation, fejlsøgning og eventuelle retskrav.

Når et kundeforhold ophører, slettes eller anonymiseres personoplysninger, som ikke længere er nødvendige. Oplysninger, som AnotherWaiter er forpligtet til at bevare efter lovgivningen eller af hensyn til dokumentation af retskrav, kan opbevares i den nødvendige periode.

15. Sikkerhed

AnotherWaiter anvender tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig sletning, tab, ændring, uautoriseret videregivelse og adgang.

Platformen og vores filopbevaring hostes hos Hetzner.

Adgang til AnotherWaiter styres blandt andet gennem brugeridentifikation, roller og adgangsrettigheder, og relevante sikkerhedsfølsomme oplysninger beskyttes kryptografisk.

16. Dine rettigheder

Når AnotherWaiter er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, har du efter databeskyttelsesreglerne – afhængigt af omstændighederne – blandt andet ret til:

• Indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• At få urigtige oplysninger rettet
• At få oplysninger slettet
• At få behandlingen begrænset
• At gøre indsigelse mod behandling
• Dataportabilitet i de tilfælde, hvor reglerne giver ret hertil
• At trække et samtykke tilbage

Tilbagetrækning af et samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

Hvis AnotherWaiter alene behandler dine oplysninger på vegne af en restaurant eller anden virksomhed, kan vi henvise dig til den pågældende dataansvarlige.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte:

info@anotherwaiter.com

17. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

18. Ændringer

Vi kan løbende opdatere denne privatlivs- og cookiepolitik, eksempelvis når vi introducerer nye funktioner, ændrer leverandører eller foretager ændringer i vores behandling af personoplysninger.

Den seneste version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside med datoen for seneste opdatering.