AnotherWaiter Bordreservation er et webbaseret reservationssystem til restauranter og fine dining, der samler online booking, walk-ins, borde, ankomst, POS og statistik i samme platform.

Fordi bordreservation og kassesystem er bygget som dele af det samme system, slipper restauranten for at forbinde et eksternt bookingsystem med sit POS gennem separate integrationer.

Hvad er AnotherWaiter Bordreservation?

AnotherWaiter Bordreservation er udviklet til restauranter, der ønsker at samle reservationer og den daglige drift i ét system.

Modulet håndterer blandt andet:

• online bordreservation
• manuelle reservationer
• walk-ins
• borde og bordsammensætninger
• reservationsmærker
• kapacitetsbegrænsninger
• reservationsperioder
• afbestilling
• gæstekommunikation
• ankomst og aktive borde

Bordreservation deler samtidig restaurantens borde direkte med AnotherWaiter Kassesystem.

Det betyder, at en reservation kan gå fra online booking til aktivt bord og videre til bestilling og betaling uden at skulle overføres mellem separate systemer.

Et typisk flow kan eksempelvis være:

Online booking → reservation → gæsten ankommer → bordet bliver aktivt → POS → betaling → statistik

Online booking direkte fra restaurantens hjemmeside

Restauranten kan gøre online booking tilgængelig på sin egen hjemmeside gennem en iframe.

Bookingflowet kan dermed integreres direkte på restaurantens eksisterende hjemmeside og tilpasses visuelt til restaurantens design.

Restauranten kan også benytte et direkte bookinglink.

Gæsten behøver ikke oprette en bruger for at reservere et bord.

Ved booking kan gæsten blandt andet indtaste:

• navn
• firma
• telefonnummer
• e-mail
• kommentar
• dato
• tidspunkt
• antal personer

Restauranten kan selv definere, hvilke oplysninger der skal være obligatoriske.

Automatisk bordvalg

Når en gæst foretager en online reservation, kan AnotherWaiter automatisk finde en passende bordsammensætning.

Systemet tager udgangspunkt i den prioritet, restauranten har defineret for sine bordsammensætninger.

Ved valg af bord forsøger systemet at finde en løsning med høj prioritet og så få tomme pladser som muligt.

Hvis en reservation eksempelvis er til fire gæster, forsøger systemet dermed at undgå at bruge en unødvendigt stor bordsammensætning, hvis der findes en bedre mulighed.

Medarbejderen kan efterfølgende ændre det valgte bord manuelt.

Borde og bordsammensætninger

Et bord oprettes med et navn og et antal siddepladser.

Hvis flere borde skal kunne bruges sammen, oprettes der en bordsammensætning.

Bordsammensætninger er en central del af Bordreservation, fordi det er disse kombinationer, systemet bruger ved:

• online reservation
• manuelle reservationer
• walk-ins
• automatisk bordvalg

Restauranten kan dermed definere præcis, hvilke borde der kan bruges alene eller kombineres med hinanden.

Hver bordsammensætning kan prioriteres, så systemet ved, hvilke løsninger der bør vælges først.

Manuelle reservationer

Medarbejdere kan oprette reservationer direkte i AnotherWaiter.

Det er nyttigt, hvis en gæst eksempelvis ringer til restauranten eller henvender sig direkte.

En manuel reservation kan blandt andet indeholde:

• antal gæster
• dato
• tidspunkt
• kontaktoplysninger
• kommentar
• valgte borde
• reservationsmærker

Reservationen kan efterfølgende redigeres.

Medarbejderen kan blandt andet ændre:

• tidspunkt
• dato
• antal gæster
• kontaktoplysninger
• valgte borde

Det gør det muligt at håndtere ændringer direkte i samme system, som reservationen oprindeligt blev oprettet i.

Walk-ins

Walk-ins kan oprettes direkte gennem både Bordreservation og POS.

Ved oprettelse af en walk-in kan medarbejderen blandt andet definere:

• antal gæster
• reservationens varighed
• valgte borde

Walk-ins indgår i restaurantens samlede historik og statistik.

AnotherWaiter skelner samtidig mellem almindelige reservationer og walk-ins, så restauranten blandt andet kan se både antal og procentandel af walk-ins.

Det gør det muligt at få et bedre billede af, hvor stor en del af restaurantens gæster der kommer uden reservation.

Når gæsten ankommer

Når en reservation ankommer, åbner medarbejderen Bordreservation og markerer reservationen som Ankommet.

Bordet bliver herefter aktivt i AnotherWaiter og kan bruges direkte i POS.

Det aktive bord bliver synligt for restaurantens medarbejdere, så de kan fortsætte direkte med bestilling og servering.

Antallet af gæster kan ændres ved ankomst, hvis selskabets størrelse har ændret sig.

På den måde bliver reservationen en naturlig del af restaurantens daglige POS-flow i stedet for en separat post i et eksternt bookingsystem.

Reservationsmærker

Reservationer kan markeres med særlige reservationsmærker, så medarbejderne hurtigt kan se vigtige oplysninger om selskabet.

AnotherWaiter indeholder blandt andet standardmærker til:

• Handicap
• Flag på bordet
• Højstol
• Velkomstdrinks
• Dårligt gående

Mærkerne kan bruges til at forberede bordet og give personalet relevante oplysninger inden gæsternes ankomst.

Reservationen kan samtidig indeholde interne kommentarer, som er synlige for medarbejderne.

Reservationsperioder

Reservationsperioder bruges til at definere særlige tidsperioder, hvor restaurantens normale reservationsregler skal ændres.

Reservationer er som standard åbne ud fra restaurantens åbningstider og generelle reservationsindstillinger.

Med reservationsperioder kan restauranten blandt andet:

• begrænse hvornår gæster kan booke
• lukke for reservationer i bestemte tidsrum
• udelukke bestemte borde
• definere regler for bestemte dage
• definere regler for en bestemt periode

En reservationsperiode oprettes med et navn og en dato-periode.

Herefter vælges, hvilke dage i perioden der skal inkluderes eller ekskluderes.

Restauranten kan derefter definere, om reservationer skal være mulige på de valgte dage og inden for hvilket tidsrum.

Det er også muligt at ekskludere bestemte borde fra reservationsperioden.

Eksempel: brunch

En restaurant kan eksempelvis oprette en reservationsperiode til brunch.

Perioden kan sættes til:

10:00–13:00

på udvalgte dage.

På den måde kan restauranten kontrollere præcis, hvornår gæster kan booke brunch, uden at ændre restaurantens generelle åbningstider.

Eksempel: lukket for online booking

Reservationsperioder kan også bruges til at lukke for reservationer i bestemte tidsrum.

Det kan eksempelvis være relevant ved:

• private arrangementer
• særlige events
• ferieperioder
• reduceret bemanding
• dage med ændrede åbningstider

Kapacitetsstyring

AnotherWaiter kan begrænse, hvor mange gæster eller reservationer der må have samme ankomsttidspunkt.

Restauranten kan eksempelvis definere:

Maksimum 40 gæster med ankomst kl. 18:00

eller:

Maksimum 10 reservationer med ankomst kl. 18:00

Kapacitetsstyringen kan dermed bruges til at undgå, at for mange selskaber ankommer på samme tid.

Det hjælper restauranten med at fordele belastningen på køkken og personale bedre gennem aftenen.

Afbestillingsfrist

Restauranten kan definere en afbestillingsfrist.

Fristen bestemmer, hvor sent gæsten selv kan afbestille sin reservation.

Gæsten kan afbestille gennem den bookingbekræftelse, der modtages via e-mail.

Det giver restauranten mulighed for selv at definere, hvor tæt på reservationstidspunktet en gæst må annullere sin booking.

Gæstekommunikation

AnotherWaiter kan kommunikere med gæsten via både e-mail og SMS.

Gæsten kan blandt andet modtage:

• bekræftelse på reservation
• information ved ændringer
• bekræftelse ved afbestilling

Bookingbekræftelsen indeholder desuden mulighed for, at gæsten selv kan afbestille reservationen inden for restaurantens valgte afbestillingsfrist.

Automatiske påmindelser før reservationen er ikke en del af modulet endnu.

No-show

Hvis en gæst ikke møder op til sin reservation, kan reservationen fjernes af medarbejderen.

På den måde kan restauranten rydde reservationen og frigive de relevante borde.

En mere særskilt no-show-funktion kan eventuelt tilføjes senere, men eksisterende reservationer kan allerede håndteres direkte gennem reservationsoversigten.

Flere lokationer

AnotherWaiter understøtter restauranter med flere lokationer.

Hver lokation har sin egen:

• bordopsætning
• bookingopsætning
• iframe
• reservationer

Medarbejderen kan skifte mellem restauranter gennem restaurantskifteren øverst i AnotherWaiter.

Reservationer samles dermed ikke i én fælles kalender på tværs af lokationer, men håndteres separat pr. restaurant.

Sprog

Bookingflowet understøtter flere sprog.

I dag understøttes:

• dansk
• engelsk
• tysk
• polsk

Gæsten kan dermed gennemføre sin reservation på et understøttet sprog.

Dato og tidspunkt håndteres ud fra restaurantens lokale opsætning.

Samspil med AnotherWaiter Kassesystem

En af de centrale forskelle ved AnotherWaiter Bordreservation er, at modulet ikke er et separat reservationssystem, som efterfølgende skal integreres med POS.

Bordreservation og Kassesystem er dele af den samme AnotherWaiter-platform.

De deler blandt andet restaurantens borde.

Det betyder, at reservationen kan fortsætte direkte ind i restaurantens daglige drift.

Et eksempel kan være:

Gæsten booker online –> Reservationen bliver oprettet –> Gæsten ankommer –> Medarbejderen markerer reservationen som ankommet –> Bordet bliver aktivt –> Tjeneren åbner bordet i POS –> Bestilling og betaling gennemføres –> Salget registreres i statistikken

Restauranten undgår dermed en separat integration mellem bookingsystem og kassesystem.

Det reducerer antallet af systemer, som både personale og ledelse skal arbejde i.

Hvorfor samle bordreservation og POS?

Mange restauranter bruger ét system til bordreservation og et andet til kassesystem.

Det betyder ofte, at de to systemer skal forbindes gennem en integration.

Hvis integrationen ikke fungerer som forventet, kan det skabe ekstra administration og gøre fejlsøgning vanskeligere.

AnotherWaiter er bygget ud fra en anden tilgang.

Bordreservation og POS er udviklet som dele af samme platform fra starten.

Det betyder blandt andet:

• samme borde bruges i begge moduler
• reservationer kan fortsætte direkte som aktive borde
• walk-ins kan oprettes i samme system
• medarbejderen skal lære færre systemer
• administrationen bliver samlet
• restauranten har én leverandør til både POS og bordreservation
• support og fejlsøgning bliver enklere

Det kan samtidig være billigere end at betale for flere separate systemer og integrationer.

Hvem passer AnotherWaiter Bordreservation til?

Bordreservation er primært udviklet til:

• restauranter
• fine dining-restauranter

Modulet er særligt relevant for restauranter, hvor borde, reservationer og POS spiller en central rolle i den daglige drift.

For en klassisk restaurant kan systemet bruges til at håndtere både online reservationer, walk-ins og aktive borde.

For fine dining kan bordsammensætninger, reservationsmærker, kapacitetsstyring og det tætte samspil med POS være særligt relevant.

Begrænsninger

AnotherWaiter Bordreservation fokuserer i dag på klassisk bordreservation.

Modulet understøtter endnu ikke særskilte reservationstyper som eksempelvis:

• all-you-can-eat-arrangementer
• særlige sushi-koncepter
• reservationsprodukter med forskellige bookingtyper

Der er heller ikke endnu en visuel indikator i reservationskalenderen, der viser, hvor travl en bestemt dag forventes at blive.

Disse funktioner bør derfor ikke betragtes som en del af den nuværende løsning.